Ordnerstruktur für kleine Unternehmen
Acht Ordner, eine Namensregel, ein fester Ablageort. Mit diesem Ablageplan finden Sie Rechnungen, Verträge und Belege auch nach Jahren noch – digital oder in beschrifteten Papierordnern.
Acht Ordner für alles
Die Nummern sorgen dafür, dass die Reihenfolge überall gleich bleibt – am Rechner, in der Cloud und im Regal.
In drei Schritten erledigt
Ordner einmal anlegen
Legen Sie die acht Ordner an Ihrem zentralen Ablageort an und unterteilen Sie sie nach Jahr.
Einheitlich benennen
Datum vorne, dann Absender und Art: 2026-10-01_Lieferant_Rechnung_123.pdf. So sortiert sich alles von selbst.
Rhythmus festlegen
Bestimmen Sie, wer wann ablegt – zum Beispiel jeden Freitag im Rahmen des Wochenplans.
Drei Regeln für eine Ablage, die hält
Digitale Originale behalten. Kommt eine Rechnung als PDF, ist die Datei das Original. Ein Ausdruck allein reicht nicht.
Zugriffe regeln. Personalunterlagen gehören in einen Ordner, auf den nur wenige zugreifen können.
Datensicherung einplanen. Eine Ablage ist nur so gut wie ihr Backup. Legen Sie fest, wie und wie oft gesichert wird.
Ihre Ablage ist schon ein Chaos?
Wir bringen Struktur in bestehende Unterlagen, richten Ihre digitale Ablage ein und halten sie auf Wunsch laufend aktuell. Vor Ort in Münster und im Münsterland. Pakete ab 240 € netto im Monat.
Zur Ablagestruktur
Geht die Struktur auch mit Papierordnern?
Ja. Beschriften Sie die Ordner genauso und sortieren Sie innen nach Jahr und Monat.
Wie lange muss ich Unterlagen aufbewahren?
Das hängt von der Art der Unterlage ab. Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen regelt vor allem § 147 AO. Welche Fristen und Systeme für Ihren Betrieb gelten, stimmen Sie bitte mit Ihrer Steuerkanzlei ab.
Welches Programm brauche ich dafür?
Kein bestimmtes. Die Struktur funktioniert auf dem Rechner, in der Cloud oder auf einem Netzlaufwerk.
Weitere Vorlagen
Checkliste: Unterlagen für den Steuerberater
Monatliche Belegübergabe ohne Rückfragen.
Zur Vorlage →✓Urlaubs- und Vertretungsübergabe
Damit während des Urlaubs nichts liegen bleibt.
Zur Vorlage →✓Bürostart für Gründer
Von Anfang an klare Büroabläufe.
Zur Vorlage →Hinweis: Die Vorlage ist eine Organisationshilfe und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.