Vorlage: Liste für offene Rechnungen
Rechnung geschrieben, Leistung erbracht – und dann? Mit dieser Übersicht sehen Sie auf einen Blick, welche Kundenzahlungen noch ausstehen, was überfällig ist und wo Sie nachhaken sollten.
Alles, was Sie zum Nachhalten brauchen
Eine Zeile pro Rechnung. Geht eine Zahlung ein, tragen Sie den Restbetrag ein oder streichen die Zeile.
Eine Rechnung mit Teilzahlung
So sieht ein Eintrag aus, wenn Ihre Kundin einen Teil schon bezahlt hat.
| Rechnung | Kunde | Fällig am | Betrag | Bezahlt | Offen | Nächster Schritt |
|---|---|---|---|---|---|---|
| RE-2026-041 vom 15.09. | Muster Design GbR | 29.09.2026 | 1.190,00 € | 500,00 € | 690,00 € | Erinnerung bis 06.10. |
Offen = Rechnungsbetrag minus Zahlungen und Gutschriften: 1.190,00 € − 500,00 € = 690,00 €. Die Fälligkeit ist überschritten, also steht ein konkreter nächster Schritt mit Termin daneben.
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Sie tragen Rechnungen und Zahlungen von Hand ein und rechnen offene Beträge und die Summe selbst nach. Gut, wenn Sie die Liste ausgedruckt neben dem Kontoauszug abhaken.
Excel mit Automatik
Offener Betrag, Tage seit Fälligkeit und Status („offen“, „überfällig“, „bezahlt“) rechnen sich automatisch. Überfällige Zeilen werden markiert, oben stehen die Summen.
In drei Schritten erledigt
Jede Rechnung eintragen
Sobald eine Rechnung rausgeht, kommt sie auf die Liste – mit Datum, Betrag und Fälligkeit.
Einmal pro Woche abgleichen
Kontoauszug neben die Liste legen und eingegangene Zahlungen abziehen. Fünf Minuten reichen meist.
Nächsten Schritt festlegen
Bei überfälligen Rechnungen notieren Sie, was Sie bis wann tun: anrufen, erinnern, nachfragen.
So bleiben weniger Rechnungen liegen
Fälligkeit klar angeben. Ein konkretes Datum auf der Rechnung ist eindeutiger als „zahlbar sofort“.
Vor der Erinnerung prüfen. Schauen Sie erst aufs Konto. Nichts ist unangenehmer, als an eine längst bezahlte Rechnung zu erinnern.
Früh und freundlich nachfragen. Eine kurze, freundliche Nachricht wenige Tage nach Fälligkeit klärt vieles, bevor es unangenehm wird.
Keine Lust, Zahlungen hinterherzulaufen?
Wir schreiben Ihre Rechnungen, behalten Zahlungseingänge im Blick und erinnern Ihre Kundschaft freundlich – für Selbstständige und kleine Betriebe in Münster und im Münsterland. Pakete ab 240 € netto im Monat.
Zu offenen Rechnungen
Was kann die Excel-Version?
Sie rechnet den offenen Betrag, die Tage seit Fälligkeit und den Status automatisch aus und markiert überfällige Rechnungen. Oben sehen Sie jederzeit die Summe aller offenen und überfälligen Beträge.
Was zählt als offener Betrag?
Der Rechnungsbetrag abzüglich aller Zahlungen und Gutschriften, die bereits eingegangen sind. Beispiel: 1.190,00 € Rechnung, 500,00 € Teilzahlung = 690,00 € offen.
Wann sollte ich eine Zahlungserinnerung schicken?
Ein paar Tage nach Fälligkeit ist ein guter Zeitpunkt. Eine passende Textvorlage finden Sie ebenfalls in unserem Vorlagen-Bereich.
Weitere Vorlagen
Freundliche Zahlungserinnerung
Mustertext für Brief oder E-Mail.
Zur Vorlage →✓Checkliste: Unterlagen für den Steuerberater
Monatliche Belegübergabe ohne Rückfragen.
Zur Vorlage →✓Büro-Wochenplan
Aufgaben bündeln, Routinen festlegen.
Zur Vorlage →Hinweis: Die Vorlage ist eine Organisationshilfe und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung.