Die Arbeit wächst. Der Posteingang wird länger, Rechnungen bleiben liegen, Termine werden verschoben, und irgendwann sagt jemand den Satz: „Wir brauchen jemanden dafür.“ Der nächste Schritt ist fast automatisch – eine Stellenanzeige.
Manchmal ist das genau richtig. Oft aber ist die Einstellung nicht die Antwort auf die Frage, sondern die erste Idee, die einem einfällt. Und die erste Idee ist bei Personalentscheidungen selten die günstigste. Denn eine Stelle ist eine Festlegung: auf ein Aufgabenprofil, auf ein Kostenniveau, auf eine Person. Wer sie zu früh trifft, korrigiert sie später teuer.
Deshalb lohnt es sich, vor der Stellenanzeige zwei Fragen zu stellen: Was kostet eine Einstellung tatsächlich? Und welche Art von Arbeit soll hier eigentlich erledigt werden?
Was eine Stelle wirklich kostet
Die meisten Unternehmer rechnen mit dem Bruttogehalt. Das ist der kleinere Teil der Wahrheit.
Zum Bruttogehalt kommen die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung – Kranken-, Renten-, Arbeitslosen- und Pflegeversicherung – die zusammen bei rund 21 bis 22 Prozent liegen. Dazu kommen die Umlagen U1, U2 und U3, der Beitrag zur Berufsgenossenschaft und je nach Betrieb weitere Positionen. Als Faustregel: Rechnen Sie mit dem 1,25- bis 1,3-fachen des Bruttogehalts, bevor überhaupt ein Schreibtisch gekauft ist.
Und der kommt noch dazu. Ein Arbeitsplatz kostet Geld, auch im kleinen Unternehmen: Hardware, Software-Lizenzen, Telefon, Raumanteil, Versicherungen. Je nach Ausstattung sind das schnell 3.000 bis 5.000 Euro im Jahr. Hinzu kommen die einmaligen Kosten der Besetzung – Anzeigen, Auswahlgespräche, und vor allem Ihre eigene Zeit für die Einarbeitung.
Ein Rechenbeispiel: Eine Bürokraft mit 3.200 Euro Bruttogehalt kostet im Jahr rund 47.000 Euro an reinen Personalkosten. Mit Arbeitsplatz sind Sie bei etwa 50.000 Euro. Von den 250 Arbeitstagen im Jahr bleiben nach Urlaub und durchschnittlichen Krankheitstagen realistisch 205 bis 210 Tage übrig. Umgerechnet auf tatsächlich geleistete Stunden liegen Sie damit bei etwa 30 Euro Vollkosten pro Stunde – deutlich über dem, was die Gehaltsabrechnung vermuten lässt.
Diese Zahl ist keine Warnung. Sie ist ein Maßstab. Ohne sie lässt sich gar nicht beurteilen, ob eine Alternative günstiger ist.
Die bessere Frage: Was für eine Art von Arbeit ist das?
Statt zu fragen „Wer soll das machen?“, fragen Sie: „Was für Arbeit ist das eigentlich?“ Vier Typen lassen sich gut unterscheiden.
Dauerhaft, umfangreich, nah am Kern des Geschäfts. Arbeit, die jeden Tag anfällt, mindestens ein halbes Pensum füllt und internes Wissen, Anwesenheit oder Kundenkontakt erfordert. Hier ist die Einstellung meist die richtige Antwort – und der Rest dieses Beitrags soll Sie nicht davon abhalten.
Wiederkehrend, regelbasiert, dokumentierbar. Belege sortieren, Daten aus Formularen übertragen, Termine bestätigen, Rechnungen ablegen, Standardantworten verschicken. Wenn Sie den Ablauf in klare Wenn-dann-Schritte aufschreiben können, ist es ein Fall für Automatisierung – nicht für eine Person.
Fachlich anspruchsvoll, aber im Volumen schwankend. Buchhaltungsvorbereitung, Personalverwaltung, Dokumentenorganisation, Korrespondenz. Solche Aufgaben brauchen Erfahrung, füllen aber selten eine Stelle. Und sie kommen in Wellen: zum Monatsende viel, dazwischen wenig. Genau hier passt Auslagerung.
Einmalig oder projektbezogen. Eine Website, ein Umzug, die Einführung eines neuen Systems, eine Datenbereinigung. Dafür stellt man niemanden ein – dafür holt man sich jemanden für die Dauer des Projekts.
Der Vier-Fragen-Test vor der Stellenanzeige
Bevor Sie ausschreiben, prüfen Sie vier Dinge – am besten schriftlich.
Wie viele Stunden sind es wirklich? Nicht schätzen, sondern messen. Notieren Sie vier Wochen lang, wie viel Zeit die betreffenden Aufgaben tatsächlich kosten. Sehr oft stellt sich heraus: Es sind acht Stunden pro Woche, nicht die gefühlten zwanzig. Für acht Stunden schreibt man keine Vollzeitstelle aus.
Ist die Aufgabe planbar oder reaktiv? Planbare Arbeit lässt sich bündeln und auslagern. Arbeit, die sofortige Reaktion im Tagesgeschäft erfordert, braucht jemanden, der greifbar ist.
Was passiert, wenn diese Person ausfällt? Eine eingestellte Kraft hat Urlaub und wird krank. Eine Ein-Personen-Zuständigkeit ist kein gelöstes Problem, sondern ein verschobenes. Externe Dienstleister und Automatisierungen haben an dieser Stelle einen strukturellen Vorteil: Vertretung ist eingebaut.
Wer führt diese Person? Das ist die am häufigsten übersehene Frage. Ein neuer Mitarbeiter braucht Einarbeitung, Anleitung, Feedback und Kontrolle. Das kostet Führungszeit – Ihre. Wer einstellt, um Zeit zu gewinnen, verliert in den ersten Monaten erst einmal welche.
Fünf Wege, dieselbe Arbeit zu erledigen
Festanstellung in Voll- oder Teilzeit. Volle Verfügbarkeit, Wissen bleibt im Haus, Identifikation mit dem Unternehmen. Dafür Fixkosten, Kündigungsschutz, Führungsaufwand und das Risiko einer Fehlbesetzung.
Minijob. Gut geeignet für klar umrissene, überschaubare Aufgaben mit festem Rhythmus. Die Verdienstgrenze ist an den Mindestlohn gekoppelt und steigt entsprechend – prüfen Sie den aktuellen Wert, bevor Sie kalkulieren. Achtung: Die Pauschalabgaben liegen bei etwa 30 Prozent, ein Minijob ist also nicht so günstig, wie er wirkt.
Werkstudenten. Vergleichsweise niedrige Abgaben, oft gute digitale Kompetenzen. Dafür begrenzte Stundenzahl, Prüfungsphasen und eine Fluktuation, die planbar, aber sicher ist.
Freelancer oder Fachdienstleister. Sie zahlen nur geleistete Stunden, bekommen Erfahrung ohne Einarbeitung und haben keine Fixkosten. Der Stundensatz ist höher – aber vergleichen Sie ihn mit den Vollkosten, nicht mit dem Bruttogehalt. Wichtig: Achten Sie auf saubere Abgrenzung zur Scheinselbstständigkeit, wenn jemand dauerhaft und weisungsgebunden für Sie arbeitet.
Automatisierung. Die einzige Option, bei der die Aufgabe nicht verlagert, sondern kleiner wird. Belegerfassung, Terminbestätigungen, Erinnerungen, Ablage, Standardkorrespondenz – vieles davon läuft heute mit überschaubarem Aufwand von selbst. Der Fehler wäre, erst jemanden einzustellen und dann festzustellen, dass die Hälfte der Aufgaben gar nicht mehr nötig ist.
Der ehrliche Vergleich
Ein Beispiel mit zehn Stunden Backoffice-Arbeit pro Woche.
Eine Teilzeitkraft mit zehn Wochenstunden kostet auf Basis unseres Beispiels rund 12.000 Euro im Jahr an Personalkosten, plus Arbeitsplatz. Ein externer Dienstleister mit einem Stundensatz von 55 Euro kostet bei 520 Stunden im Jahr etwa 28.000 Euro. Auf dem Papier ist die Einstellung günstiger – und das sollte man nicht verschweigen.
Die Rechnung dreht sich, sobald Sie drei Dinge dazunehmen. Erstens: Zehn Stunden Backoffice sind selten zehn Stunden derselben Tätigkeit. Buchhaltungsvorbereitung, Personalunterlagen, Korrespondenz und Dokumentenorganisation erfordern unterschiedliche Kenntnisse. Eine Person, die alles davon kann, ist selten – und teurer als 3.200 Euro. Zweitens: Die externe Lösung ist ab Tag eins produktiv, die interne braucht Wochen. Drittens: Bei Krankheit, Urlaub oder Kündigung fällt die interne Lösung aus, die externe nicht.
Der Punkt ist nicht, dass Auslagern immer besser ist. Der Punkt ist, dass die Entscheidung eine Rechnung verdient – und nicht nur ein Bauchgefühl.
Die Zwischenlösung, die niemand vorschlägt
Wenn Sie unsicher sind, ob das Volumen für eine Stelle reicht: Lagern Sie zuerst aus, und stellen Sie später ein.
Das hat einen Nebeneffekt, der oft mehr wert ist als die Kostenersparnis. Um Arbeit auszulagern, müssen Sie sie beschreiben. Sie müssen festlegen, was wann wie passiert, welche Zugänge nötig sind, wie die Übergabe aussieht. Damit entsteht genau die Prozessdokumentation, die Ihnen später fehlt, wenn Sie doch einstellen – und die aus einer Einarbeitung von drei Monaten eine von drei Wochen macht.
Wenn das Volumen dann tatsächlich auf eine volle Stelle wächst, stellen Sie ein. Nur eben mit klarem Aufgabenprofil, dokumentierten Abläufen und einer belastbaren Zahl, was die Aufgabe wert ist.
Fazit
Nicht jede Aufgabe braucht eine eigene Person. Sie braucht eine Entscheidung – und die fällt besser aus, wenn Sie das Volumen gemessen, die Vollkosten gerechnet und die Art der Arbeit eingeordnet haben. Manchmal steht am Ende doch die Stellenanzeige. Dann aber als Ergebnis einer Rechnung und nicht als Reflex.
Wenn Sie unsicher sind, welche Ihrer Aufgaben in welche Kategorie gehören: Wir schauen uns das gemeinsam an – ohne dass Sie sich vorher auf eine Lösung festlegen müssen. Vereinbaren Sie einfach einen Termin.
Hinweis: Die genannten Zahlen sind Beispielrechnungen zur Orientierung. Beitragssätze, Umlagen und Verdienstgrenzen ändern sich regelmäßig. Für eine verbindliche Kalkulation und für Fragen zur Scheinselbstständigkeit wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung oder Rechtsberatung.