Die meisten Beiträge zur Büroorganisation handeln davon, wie sich der Arbeitsalltag effizienter gestalten lässt. Dieser hier handelt von etwas anderem: von dem Tag, an dem Sie gar nicht arbeiten.

Ein Bandscheibenvorfall. Eine Grippe, die nicht nach drei Tagen vorbei ist. Ein Sturz auf der Treppe. Ein Krankenhausaufenthalt, der nicht geplant war. In größeren Unternehmen fängt die Organisation so etwas auf. In Einzelunternehmen und kleinen Teams hängt oft alles an einer einzigen Person – und niemand hat je aufgeschrieben, was diese Person eigentlich alles tut.

Die unangenehme Wahrheit: Der wirtschaftliche Schaden entsteht meist nicht durch die Krankheit selbst, sondern dadurch, dass in den zwei Wochen niemand an die Konten kommt, niemand weiß, welche Rechnungen offen sind, und niemand die Fristen kennt.

Was in zwei Wochen ohne Vorbereitung passiert

Die Liquidität bricht ein, obwohl das Geschäft läuft. Wenn keine Ausgangsrechnungen geschrieben werden, kommt vier Wochen später kein Geld herein. Die Umsätze der letzten Monate stehen trotzdem in der Buchhaltung – Steuervorauszahlungen und laufende Kosten laufen weiter.

Fristen verstreichen. Umsatzsteuervoranmeldung, Beitragsnachweise zur Sozialversicherung, Lohnabrechnung, Einspruchsfristen, Kündigungstermine bei Verträgen, befristete Angebote. Manche dieser Fristen kosten Säumniszuschläge, andere kosten Kunden.

Kunden bekommen keine Antwort. Nicht der Ausfall verärgert Kunden, sondern das Schweigen. Zwei Wochen ohne Rückmeldung interpretieren die meisten als Desinteresse.

Niemand kommt an die Systeme. Online-Banking, E-Mail-Postfach, Buchhaltungssoftware, Kundendatenbank, Website-Zugang. Wenn alles in einem Kopf und einem Browser gespeichert ist, steht der Betrieb – auch wenn Mitarbeiter da wären, die helfen könnten.

Angehörige stehen ratlos daneben. Im ernsteren Fall trifft es Menschen, die das Unternehmen nicht kennen, aber plötzlich handeln müssten – und rechtlich gar nicht dürfen.

Der Notfallordner: was hineingehört

Ein Notfallordner ist kein Aktenordner voller Papier, sondern ein definierter Ort mit definierten Inhalten, auf den im Ernstfall eine benannte Person zugreifen kann. Diese Bestandteile gehören hinein.

Wer im Notfall was übernimmt. Eine Seite, ganz vorne: Wer ist die Vertretung? Wer ist zu benachrichtigen? In welcher Reihenfolge? Ohne diese Seite nützt der beste Ordner nichts, weil niemand weiß, dass er zuständig ist.
Die Kontaktliste. Steuerberatung, Bank mit Ansprechpartner, Versicherungen mit Policennummern, IT-Betreuung, Vermieter, wichtigste Lieferanten, ggf. Rechtsanwalt und Notar. Jeweils mit Name, Telefonnummer und Kundennummer.
Zugänge – aber richtig. Passwörter gehören nicht auf einen Zettel im Ordner. Nutzen Sie einen Passwortmanager und richten Sie dort einen Notfallzugang ein: Eine hinterlegte Person kann den Zugriff anfordern und erhält ihn nach einer Wartefrist, die Sie selbst festlegen. Im Notfallordner steht dann nur, welcher Passwortmanager genutzt wird und wer freigeschaltet ist.
Bankvollmacht. Das ist der Punkt, an dem die meisten scheitern. Eine Vollmacht, die Sie im Ordner ablegen, akzeptiert die Bank in der Regel nicht. Kontovollmachten müssen vorab bei der Bank selbst eingerichtet werden – im Zweifel mit einem Termin in der Filiale. Ohne sie kommt niemand an das Geschäftskonto, auch der Ehepartner nicht.
Vollmachten für den Rest. Eine Vorsorgevollmacht regelt private Angelegenheiten, eine gesonderte unternehmensbezogene Vollmacht die geschäftlichen. Bei einer GmbH ist zusätzlich zu klären, wer bei Ausfall des Geschäftsführers handeln darf – ein Blick in den Gesellschaftsvertrag lohnt sich, und für Prokura oder Handlungsvollmacht braucht es formale Schritte. Lassen Sie diesen Punkt fachlich prüfen; er ist der wichtigste und der einzige, den man nicht improvisieren kann.
Der Fristenkalender. Alle wiederkehrenden Termine mit Datum und Zuständigkeit: Umsatzsteuervoranmeldung, Lohnabrechnung, Beitragsnachweise, Versicherungsstichtage, Vertragskündigungsfristen, Steuervorauszahlungen. Wenn das nur im Kopf existiert, existiert es im Notfall nicht.
Laufende Aufträge und offene Posten. Welche Projekte laufen, in welchem Stadium, mit welcher Zusage bis wann? Welche Rechnungen sind gestellt, welche noch nicht? Welche sind überfällig? Diese Liste muss aktuell sein, sonst ist sie wertlos – deshalb gehört sie in Ihr laufendes System und nicht als Momentaufnahme in den Ordner.
Kurzanleitungen für die fünf wichtigsten Abläufe. Wie schreibe ich eine Rechnung in Ihrem System? Wie kommt eine Bestellung heraus? Wie wird der Monatsabschluss an die Steuerberatung übergeben? Eine halbe Seite je Ablauf reicht. Bildschirmfotos helfen mehr als Fließtext.
Textbausteine für die Kommunikation. Eine vorbereitete Kundeninformation und eine Abwesenheitsnotiz, die im Ernstfall nur noch angepasst werden müssen. Sachlich formuliert, ohne Details zur Erkrankung.

Wo der Ordner liegt

Digital, an einem Ort, den die Vertretung kennt – und zusätzlich in einer schlanken gedruckten Fassung. Der Grund ist banal: Wenn das Problem ein IT-Ausfall ist oder niemand ins System kommt, hilft die schönste Datei nichts.

Achten Sie darauf, dass der Ordner personenbezogene Daten Ihrer Mitarbeiter und Kunden enthalten kann. Er muss zugriffsgeschützt aufbewahrt werden, und der Kreis der Berechtigten sollte klein und dokumentiert sein.

In drei Stunden anfangen

Die meisten Notfallordner scheitern daran, dass sie zu groß gedacht werden. Fangen Sie klein an – eine einzige Seite ist besser als ein perfektes Konzept, das nie entsteht.

Setzen Sie sich drei Stunden in den Kalender und schreiben Sie auf: wer im Notfall benachrichtigt wird, wer vertritt, welche fünf Termine im nächsten Quartal auf keinen Fall verstreichen dürfen, wo die Zugänge liegen und welche drei Abläufe niemand außer Ihnen kennt. Das ist die Version 1. Sie deckt bereits den größten Teil des Risikos ab.

Danach zwei Termine mit anderen: einen bei der Bank für die Kontovollmacht, einen bei Ihrer Rechtsberatung oder Notarin für die Vollmachten. Diese beiden Schritte können Sie nicht selbst erledigen, und sie sind die, die im Ernstfall am meisten wert sind.

Und dann: einmal im Jahr einen Termin zur Prüfung. Ein Notfallordner mit zwei Jahre alten Ansprechpartnern ist eine gefährliche Illusion von Sicherheit.

Der Nebeneffekt, der sich sofort auszahlt

Das Beste an einem Notfallordner ist, dass Sie nicht auf den Notfall warten müssen, um etwas davon zu haben.

Dieselben Unterlagen machen Urlaub tatsächlich möglich – nicht den Urlaub, bei dem Sie zweimal täglich ins Postfach schauen, sondern den, bei dem jemand anders übernimmt. Sie beschleunigen die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erheblich, weil die zentralen Abläufe zum ersten Mal aufgeschrieben sind. Sie erleichtern die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern. Und falls Sie das Unternehmen irgendwann übergeben oder verkaufen wollen, haben Sie bereits die Hälfte dessen dokumentiert, wonach der Nachfolger fragen wird.

Es ist derselbe Ordner. Nur der Anlass ist ein anderer.

Fazit

Die Frage ist nicht, ob Sie einmal ausfallen, sondern wann – und ob dann jemand weiterarbeiten kann. Ein Notfallordner kostet einen halben Tag Vorbereitung und ein paar Behördengänge. Was er verhindert, kostet deutlich mehr.

Wenn Sie Ihre Abläufe ohnehin sortieren wollen und dabei gleich die Notfallvorsorge mit erledigen möchten: Sprechen Sie uns an – wir helfen beim Strukturieren, damit es nicht bei dem guten Vorsatz bleibt.

Hinweis: Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung. Fragen zu Vollmachten, Prokura und zur Vertretung bei Kapitalgesellschaften sollten Sie mit Ihrer Rechtsberatung oder einem Notar klären.

Was passiert, wenn Sie zwei Wochen ausfallen?